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辦公室溝通地

  與上級時,你會不會時常心裡發怵?

  與下級溝通時,你會不會被指責為頤指氣使?

  在溝通中,別人都達到了自己的"目的地",你卻在溝通中迷失了"方向"。糊塗的你是否在無意間丟失了自己的辦公室溝通地圖?

  溝通"迷路"案例:

  公司為了獎勵市場部的員工,制定了一項海南旅遊計劃,名額限定為10人。可是13名員工都想去,部門經理需要再向上級領導申請3個名額,如果你是部門經理,你會如何與上級領導溝通呢?

  部門經理向上級領導說:"朱總,我們部門13個人都想去海南,可只有10個名額,剩餘的3個人會有意見,能不能再給3個名額?"

  朱總說:"篩選一下不就完了嗎?公司能拿出10個名額就花費不少了,你們怎麼不多為公司考慮?你們呀,就是得寸進尺,不讓你們去旅遊就好了,誰也沒意見。我看這樣吧,你們3個做部門經理的,姿態高一點,明年再去,這不就解決了嗎?"

  迷路原因

  *只顧表達自己的意志和願望,忽視對方的表象及心理反應。

  *切不可以自我為中心,更忌諱出言不遜,不尊重對方。

  溝通"達標"案例:

  同樣的情況下,去找朱總之前用異位思考法,樹立一個溝通低姿態,站在公司的角度上考慮一下公司的緣由,遵守溝通規則,做好與朱總平等對話,為公司解決此問題的心理準備。

  部門經理:"朱總,大家今天聽說去旅遊,非常高興,非常感興趣。覺得公司越來越重視員工了。領導不忘員工,真是讓員工感動。朱總,這事是你們突然給大家的驚喜,不知當時你們如何想出此妙意的?"

  朱總:"真的是想給大家一個驚喜,這一年公司效益不錯,是大家的功勞,考慮到大家辛苦一年。年終了,第一,是該輕鬆輕鬆了;第二,放鬆後,才能更好的工作;第三,是增加公司的凝聚力。大家要高興,我們的目的就達到了,就是讓大家高興的。"

  部門經理:"也許是計劃太好了,大家都在爭這10個名額。"

  朱總:"當時決定10個名額是因為覺得你們部門有幾個人工作不夠積極。你們評選一下,不夠格的就不安排了,就算是對他們的一個提醒吧。"

  部門經理:"其實我也同意領導的想法,有幾個人的態度與其他人比起來是不夠積極,不過他們可能有一些生活中的原因,這與我們部門經理對他們缺乏了解,沒有及時調整都有關係。責任在我,如果不讓他們去,對他們打擊會不會太大?如果這種消極因素傳播開來,影響不好吧。公司花了這麼多錢,要是因為這3個名額降低了效果太可惜了。

  我知道公司每一筆開支都要精打細算。如果公司能拿出3個名額的費用,讓他們有所感悟,促進他們來年改進。那麼他們多給公司帶來的利益要遠遠大於這部分支出的費用,不知道我說的有沒有道理,公司如果能再考慮一下,讓他們去,我會儘力與其他兩位部門經理溝通好,在這次旅途中每個人帶一個,幫助他們放下包袱,樹立有益公司的積極工作態度,朱總您能不能考慮一下我的建議。"

  看懂地圖圖例

  東–提問

  南–傾聽

  西–欣賞

  北–建議

  *提問:

  提問題要有訣竅。問題分為兩種,一種是封閉式的問題;另一種是開放式的問題。封閉式問題的答案只能是是或否,封閉式的問題只應用於準確信息的傳遞。例如:我們開不開會?只能答開或不開,信息非常明了,而不能問下午開會的情況怎麼樣。開放性的問題,應用於想了解對方的心態,以及對方對事情的闡述或描述。例如:我們的旅遊計劃怎麼安排?你對近一段工作有哪些看法?在這種氛圍下工作你有什麼感覺?……每個人都有強烈的傾訴慾望,通過開放式的問題,可讓對方敞開心扉、暢所欲言,讓他感覺你在關心他,這也是關懷的一種藝術,就是要問寒、問暖、問感受、問困難……

  *傾聽:

  在對方傾訴的時候,盡量不要打斷對方說話,大腦思維緊緊跟著他的訴說走,要用腦而不是用耳聽。要學會理性的善感。理性的善感就是憂他而憂,樂他而樂,急他所需。這種時候往往要配合眼神和肢體語言,輕柔地看著對方的鼻尖,如果明白了對方訴說的內容,要不時地點頭示意。必要的時候,用自己的語言,重複對方所說的內容。如:你剛才所說的孤獨,是指心靈上的孤獨,所以你在人越多的時候,越感到孤獨,不知道我對你理解的是否正確(要鼓勵對方繼續說下去)。

  *欣賞:

  在傾聽中找出對方的優點,顯示出發自內心的讚歎,給以總結性的高度評價。欣賞使溝通變得輕鬆愉快,它是良性溝通不可缺少的潤滑劑。

  *建議:

  溝通的目的是達成意見或行為的共識。而建議是沒有任何強加的味道,僅僅是比較兩種或多種行為所帶來的結果,哪個更加完善而優良,供對方自由選擇。提出意見時,最忌諱的用語就是"你應該……"、"你必須……"。不論你的建議多麼好,與你溝通的對方只要聽到這兩個詞,頓時生厭,產生逆反心理,大多不會採納你的意見。因為每個人都不願別人把他當成孩子或低能兒,他們也不是"軍人",隨時等著接受"將軍"的命令。大多數人聽到這兩個詞時往往這麼想,"我要怎麼做,還要你來告訴我嗎……你以為你是誰……"。

  溝通地圖正確使用指南針:

  第一步:對以前成績的肯定(讚揚)

  第二步:這次事情如果這樣做會有更好的結果(良性改進意見)

  第三步:我相信你如果多加思考,肯定能把這件事做得非常出色(對批評者的期望與鼓動及暗中的施加壓力)

  第四步:需要我的幫助隨時告訴我(告訴批評者你對他的所作所為是善意的,為他著想的)

 

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